Von der Online-Bewerbung über das Matching von Fördernden und Geförderten bis hin zum Spenden- und Eventmanagement und einer App: Die Anwendungen des Studienfonds Ostwestfalen-Lippe zeigen, wie umfassend sich das Deutschlandstipendium digitalisieren lässt. Wie das gelingt, erzählt Geschäftsführerin Katja Urhahne im Interview.  

Frau Urhahne, der Studienfonds OWL hat vor etwa zehn Jahren eine Datenbank mit vielen Funktionen rund um das Deutschlandstipendium entwickelt. Wie kam es dazu? 

Das war ein Prozess. Wir vergeben seit bald 19 Jahren Stipendien, seit 2011 das Deutschlandstipendium. Jedes Jahr kommen mehr Stipendien, mehr Bewerbungen, mehr Förderinnen und Förderer dazu. Mit steigender Zahl an Bewerbungen und Fördernden wurde unsere Arbeit zunehmend komplexer. Bis vor etwa 12 Jahren nutzten wir Excel-Tabellen – doch irgendwann war das nicht mehr praktikabel. Ein Informatikstudent der Uni Paderborn, ein ehemaliger Deutschlandstipendiat, bekam den Aufwand mit. Er hat uns eine Access- Datenbank gebaut, die sich stetig weiterentwickelt hat. Zusätzlich hat er uns ein Matching-Tool für bestmögliche Paarungen zwischen Stipendiatinnen, Stipendiaten und Fördernden programmiert. Beides erleichtert uns die Arbeit bis heute immens. Heute haben wir einen eigenen Entwickler, Niklas Olmes von der Uni Paderborn.  

Wie hat sich die ursprüngliche Datenbank weiterentwickelt? 

Aus der Access-Datenbank ist ein webbasiertes Customer Relationship Management, kurz CRM, entstanden, das 2019 erstmals für das Deutschlandstipendium zum Einsatz kam. Dort fließen die Daten aus den Onlinebewerbungen ein. Alle 140 Mitglieder der Auswahlkommissionen können sich die Bewerbungen hier anschauen. Sobald die Auswahl feststeht, greift das Matching-Tool. Es funktioniert wie eine Vermittlungsagentur: Das System gleicht die Daten der ausgewählten Stipendiatinnen und Stipendiaten mit den Wünschen der Fördernden ab und bringt passende Konstellationen zusammen. Früher mussten wir dafür teilweise zwei Wochen lang Excellisten vergleichen. Auch unser Fundraising, das Alumni-, Spenden- und Eventmanagement laufen über das CRM. Mittlerweile haben wir auch eine eigene Studienfonds-App, die wir im CRM aktualisieren. In der App können sich Stipendiatinnen, Stipendiaten, Alumni und Alumnae zu Veranstaltungen anmelden, Stipendienurkunden downloaden, sich vernetzen und Dokumente einreichen. Und es gibt ein Schwarzes Brett, auf das die Fördernden eigenständig Stellenangebote hochladen können. 

Wie geht es nun weiter? 

Wir entwickeln das Angebot konstant weiter, weil wir im täglichen Doing immer wieder Dinge feststellen, die ergänzt, ausgebaut oder optimiert werden können. Unsere fünf Hochschulen im Studienfonds OWL nutzen das System seit Jahren. Dazu kommen sieben Hochschulen, die unsere Anwendungen zurzeit in einer Pilotphase testen – vor allem für ihre Bewerbungs- und Auswahlverfahren, die Stipendien- und Förderndenpflege sowie für Statistiken. Sie beteiligen sie sich finanziell an den Entwicklungskosten. Künftig könnten sie gegen einen entsprechend höheren Preis auch weitere Funktionen nutzen, etwa für Fundraising oder Eventmanagement. Unser CRM ist passgenau auf das Deutschlandstipendium abgestimmt. Das können viele kommerzielle Anbieter nicht leisten. Interessierte Hochschulen können sich gerne bei uns melden. Wir freuen uns, wenn wir sie unterstützen können. 

Über Katja Urhahne 

Seit dem Gründungsjahr 2006 ist Katja Urhahne Geschäftsführerin des Studienfonds OWL, der 2009 in die Stiftung Studienfonds OWL überging. Die hochschuleigene Stiftung organisiert übergreifend die Umsetzung des Deutschlandstipendiums an fünf Hochschulen mit Standorten unter anderem in Bielefeld, Detmold, Lemgo und Paderborn. Das Stipendienjahr 2023/2024 war das bislang größte des Studienfonds. Es umfasste 563 Stipendien, 230 private Fördernde und knapp 1,8 Millionen Euro ausgeschüttete Stipendiengelder. 

Stand: März 2025