Mit dem kostenlosen Online-Portal DSTIP-BMBF unterstützt das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) die Hochschulen bei der Verwaltung aller wichtigen Prozesse im Rahmen des Deutschlandstipendiums. Dies umfasst sowohl die Bewerbungsphase, den Auswahlprozess als auch das Förderer- und Mittelmanagement.

Von der Einwerbung privater Fördermittel über die Bewerbungs- und Auswahlverfahren bis hin zur Meldung der Daten für statistische Zwecke - die Hochschulen müssen zahlreiche Informationen sammeln und verwalten. Dafür stellt das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) den Hochschulen kostenfrei das Online-Portal DSTIP-BMBF zur Verfügung. Dieses bündelt die Verwaltungsprozesse des Deutschlandstipendiums und bietet als Kernstück zwei wichtige Funktionen:

• das Online-Bewerbungsportal und
• die Stipendien- bzw. Fördererverwaltung.

Bewerbungsprozess online organisieren

Über den Bewerbungsserver des Online-Portals können sich Studierende unkompliziert um ein Deutschlandstipendium bewerben. Es können von der jeweiligen Hochschule vorgegebene individuelle Angaben zu der Bewerbung und zu dem Auswahlverfahren eingegeben sowie erforderliche Anlagen hochgeladen werden. Die Online-Bewerbung eignet sich auch für mehrstufige Verfahren, da jede Hochschule den Bewerbungsprozess individuell und flexibel ausgestalten kann.

Die im Online-Verfahren abgegebenen Bewerbungen können von den Hochschulen nach individuell gewichteten Auswahlkriterien bewertet werden. Die Bewertung kann dabei zentral oder in den Fakultäten erfolgen. Der Pool an Bewerberinnen und Bewerbern kann nach verschiedenen Kriterien geordnet werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vorschlagslisten für die Auswahlkommissionen zu erstellen.

Im Anschluss an die Vergabeentscheidung können die vorhandenen Bewerbungen als Zusagen oder Absagen markiert werden. Eine automatisierte Erstellung von Bescheiden ist über ein integriertes Serienbriefverfahren möglich.

Weiterhin bietet der Bewerbungsserver die Möglichkeit, Dritten (z.B. externen Gutachtern oder privaten Mittelgebern) Bewerbungen vollständig oder teilweise in anonymisierter Form zur Verfügung zu stellen.

Stipendien- und Fördererverwaltung einfach gemacht

Mit dem Stipendienserver des Online-Portals stehen den Hochschulen drei Funktionsmodule zur Verfügung, um das Stipendienprogramm professionell zu verwalten.

• Kommunikation mit Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie Förderern
• Umfassendes Mittelcontrolling und Reporting
• ​Aufgaben-/ Terminverwaltung

Mit den Kontaktverwaltungsfunktionen kann die Kommunikation mit Stipendiatinnen und Stipendiaten, bestehenden Förderern sowie potenziellen privaten Mittelgebern professionell gestaltet werden. So können z.B. Kampagnen durchgeführt werden, um neue Förderer zu gewinnen. Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie Förderer können bequem per E-Mail über Neuigkeiten aus der Hochschule informiert werden.

Mit der genauen Zuordnung der Fördermittel zu den jeweiligen Stipendiatinnen und Stipendiaten behalten die Hochschulen jederzeit den finanziellen Überblick. Diese Transparenz vereinfacht zudem den Nachweis der Verwendung der Fördermittel.

Bereits geförderte Stipendiatinnen und Stipendiaten können ihre Leistungsnachweise für die Verlängerung des Deutschlandstipendiums unkompliziert online übersenden. Dieser Vorgang kann unabhängig von der Ausschreibung zur Neuvergabe erfolgen und z.B. zeitlich vorgelagert werden.

Die integrierte Auswertungsfunktion erleichtert die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Statistikmeldung.

Mehr Nutzerfreundlichkeit durch neue Funktionen

Das von der valucon apps GmbH entwickelte und an die spezifischen Anforderungen des BMBFs angepasste Online-Portal rund um das Deutschlandstipendium steht den Hochschulen über das BMBF seit Mai 2018 zur Verfügung. Im Rahmen der Neuvergabe wurde auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit, z. B. durch verbesserte Menü-Führung, die Optimierung von Eingabefeldern und -optionen, ein modernisiertes Userinterface oder die Mobilfreundlichkeit der Anwendung Wert gelegt.

Zugang zum Online-Portal

Interessierte Hochschulen erhalten im Vorfeld zur Nutzung des Online-Portals umfangreiche Beratung und Unterstützung seitens des Dienstleisters, der valucon apps GmbH. So ist die Nutzung des Online-Portals durch die Hochschulen bereits binnen weniger Wochen möglich. Interessierte Hochschulen können sich per E-Mail an support@dstip.de wenden und erhalten auf Wunsch einen Demozugang. Vor Beginn der Nutzung des Online-Portals ist eine DS-GVO konforme Auftragsverarbeitung zwischen der Hochschule und der valucon apps GmbH zu vereinbaren.